Tipps von: Nathalie Dorff
Die Tools, die ich dir hier vorstellen möchte, lassen sich in vier grundlegende Kategorien aufteilen:
- Kommunikation und Datentransfer
- Organisation und Verwaltung
- Contenterstellung
- Produktlaunch
Disclaimer – kurzer Hinweis, bevor wir beginnen: Ich berichte hier nur von meinen eigenen Erfahrungen und den Tools, die wir nutzen. Die Nennung der Produkte hat keinen werblichen oder finanziellen Hintergrund.
Kommunikation und Datentransfer
Slack zur täglichen Chat-Kommunikation
Ein zentraler Aspekt des digitalen Arbeitens ist die effektive interne Kommunikation im Team. Hierfür nutzen wir Slack, einen Messenger-Anbieter, der es ermöglicht, Kunden oder Teammitglieder in verschiedenen Kanälen zu organisieren und private oder themenspezifische Chaträume anzulegen. Slack erleichtert die Kommunikation und ermöglicht es, Informationen und Aufgaben schnell und effizient auszutauschen. Du kannst Slack auch für ein effizientes Projektmanagement und Emailmarketing auch mit Monday (s.u.) oder deinem Emailtool verbinden. Slack gibt es sowohl als Desktopversion als auch als App für das Smartphone. So kann der Austausch auch von unterwegs aus stattfinden. Dennoch rate ich dir, die Push-Benachrichtigungen über neue Nachrichten außerhalb deiner Arbeitszeiten auszuschalten, um nicht zu jeder Tages- und Nachtzeit erreichbar zu sein. Wie wichtig nämlich Auszeiten und Achtsamkeit im Business sind, erkläre ich dir hier.
Update: Seit 01/2023 sind wir auf Microsoft Teams als Kommunikations- und Servertool für das Team umgestiegen. Dennoch kann ich Slack weiterhin sehr empfehlen, z.B. für die Kommunikation mit deinen Kunden in einem Live-Gruppenprogramm.
Videoanrufe via Zoom
Zusätzlich verwenden wir für Videoanrufe und Meetings Zoom, eine bewährte Plattform für virtuelle Zusammenarbeit. Mit Zoom können wir schnell Videolinks generieren und uns unkompliziert mit Kunden oder Teammitgliedern austauschen. Die kostenfreie Version von Zoom bietet viele Funktionen für kleinere Teams und kurze Meetings bis zu 40 Minuten, während die bezahlte Version zusätzliche Features oder die Möglichkeit zu größeren und längeren Meetings bietet. Dies kann beispielsweise für die Durchführung von Webinaren mit vielen Teilnehmenden hilfreich sein.
Zoom kann außerdem mit anderen Anwendungen, wie zum Beispiel dem Kalendertool Calendly (s.u.), kombiniert werden. So kann sich ein Kunde beispielsweise einen Termin bei dir über Calendly buchen, der Termin wird automatisch in den Kalender eingetragen und er bekommt per Mail den entsprechenden Zoom-Link zugesendet.
Update: Seit 01/2023 sind wir auf Microsoft Teams als Kommunikations- und Servertool für das Team umgestiegen. Zoom wurde damit überflüssig, dennoch verwenden wir es für ausgewählte Meetings bei monatlicher Abrechnung.
Nextcloud für den sicheren Datentransfer
Für den sicheren Datentransfer nutzen wir Nextcloud, eine Open-Source-Software, die es ermöglicht, Daten auf einem eigenen Server zu speichern und von überall aus darauf zuzugreifen. Nextcloud bietet eine sichere Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien und gewährleistet den Schutz sensibler Daten, zum Beispiel der Daten von Kundenprojekten. Der Zugriff kann dann im Rahmen der Projektarbeit für einzelne Ordner oder Dokumente gezielt nur diesen Personen gewährleistet werden, welche entsprechende Daten für die Bearbeitung auch brauchen.
Update: Seit 01/2023 sind wir auf Microsoft Teams als Kommunikations- und Servertool für das Team umgestiegen. Nextcloud nutzen wir aber weiterhin gern für Projekte mit Kunden, die selbst kein Teams nutzen, bzw. bei einer Zusammenarbeit mit Freelancern.
Organisation und Verwaltung
Projektmanagement-Tool Monday
Um Arbeitsabläufe zu organisieren und den Überblick über Projekte zu behalten, setzen wir auf Monday, ein Projektmanagement-Tool, das es ermöglicht, Workflows zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und Fortschritte sowie Deadlines im Blick zu behalten. Monday bietet eine übersichtliche Plattform für die Zusammenarbeit im Team und erleichtert die Planung und Umsetzung von Projekten. Diese Anwendung ist für bis zu zwei Nutzer kostenlos, danach kostet jeder weitere Nutzer einen gewissen Beitrag. Du kannst dein gebuchtes Paket also schrittweise an die aktuellen Gegebenheiten in deinem Team anpassen. Auch dieses Tool lässt sich sowohl am Desktop, als auch am Handy einfach bedienen.
Terminplanung via Calendly
Wie in Bezug auf Zoom bereits angesprochen, nutzen wir für die Terminplanung und -koordination Calendly, ein Tool, das es Kunden ermöglicht, Termine zu buchen, die automatisch in unseren Kalender eingetragen werden. Calendly vereinfacht die Terminvereinbarung und spart Zeit bei der Organisation von Gruppenmeetings und einzelnen Kundenterminen. Außerdem besteht die Option, ein individuelles Kontaktformular bei der Terminbuchung zu integrieren, über welches du bereits erste Informationen von deinem Meetingpartner abfragen kannst – perfekt für ein Erstgespräch mit einem potenziellen Kunden. Weitere Optionen, wie automatische Erinnerungen oder eine Dankeschön-Nachricht im Nachgang, können auch implementiert werden.
Lexoffice für die Buchhaltung
Zu einem Business gehört natürlich auch die Buchhaltung. Mit der Anwendung lexoffice können Angebote für Kunden erstellt oder Rechnungen für ebendiese geschrieben werden. Außerdem können Belege erfasst, Gewinne und Verluste analysiert und der Überblick über abzugebende Steuern behalten werden. Meiner Meinung nach handelt es sich hierbei um ein modernes und hilfreiches Tool, das dich bei deiner Buchhaltung umfassend unterstützt. Du kannst auch deinem Steuerberater einen Zugang geben und mit ihm über dieses Tool zusammenarbeiten – super praktisch.
Arbeitszeiterfassung mit Toggl Track
Zur Erfassung unserer Arbeitszeiten nutzen wir in unserem Team das Zeit-Tracking-Tool Toggl. Das hilft mir als Geschäftsführerin den Überblick über eine effiziente Arbeitsweise zu behalten sowie Projekte für Kunden in unserer Agentur zeitgenau abzurechnen. Über die Analyse vergangener Daten kann ich besser einschätzen, wie viel Zeitaufwand für unterschiedliche Aufgaben einzurechnen ist und an welchen Stellschrauben etwas verbessert werden könnte. Zudem sind die Daten auch hilfreich als Grundlage bei der Kalkulation neuer Projekte.
Contenterstellung
Canva zur grafischen Erstellung von Content
Für die Erstellung von Grafiken, Social Media Beiträgen, Workbooks und sonstigen Designs nutzen wir das Tool Canva, eine benutzerfreundliche Plattform für die Erstellung von Instagram Reels, Flyern, Präsentationen, Mockups und mehr. Für Logo-Erstellungen oder professionelles Webdesign sollte meiner Meinung nach jedoch trotzdem immer ein ausgebildeter Webdesigner herangezogen werden.
Vorplanung von Social Media Beiträgen via Meta Business Suite
Natürlich geht es neben dem ansprechenden Design von Social Media Postings auch um den Upload zur richtigen Zeit auf der richtigen Plattform. Dazu sollten ein Redaktionsplan entworfen und die Postings gesammelt vorgeplant werden, um dann zum entsprechenden Zeitpunkt automatisiert veröffentlicht zu werden. Wir nutzen direkt die Meta Business Suite für Beiträge auf Facebook und Instagram.
Smartmockups für anschauliche Mock Up Darstellungen
Ein weiteres Tool zur Erstellung von Mockups ist Smartmockups. Dort kannst du visuelle Darstellungen für deine Produkte erstellen und dein Angebot beispielsweise auf einem Laptop- oder Smartphone-Display darstellen bzw. auf sonstige Offlinegegenstände, wie Plakate, Kaffeebecher oder T-Shirts, projizieren. Das vermittelt deinem Kunden einen realitätsnahen Eindruck.
Video-Tools für Schnitt und Hosting
Zur Erstellung und Bearbeitung von Videos verwenden wir Final Cut Pro, CapCut oder iMovie, je nach Bedarf und technischen Anforderungen. Diese Tools ermöglichen es uns, Videos professionell zu schneiden und zu bearbeiten, bevor sie veröffentlicht werden. Wie wichtig Videos für eine erfolgreiche Kundenkommunikation sind und wie du deine Botschaften spannend verpackst, kannst du hier nachlesen. Wenn Videos aber einfach (noch) nicht dein Ding sind und du dich unsicher vor der Kamera fühlst, lade ich dich gerne in meine Masterclass „In 6 Schritten zu authentischen Videos“ ein. Dort zeige ich dir, wie du dich in 6 Schritten wohler vor der Kamera fühlst und authentische Videos für Social Media, deine Onlinekurse oder Live-Webinare produzieren kannst.
Für die Veröffentlichung und Verwaltung von Videos nutzen wir Vimeo, eine Videohosting-Plattform, die es uns ermöglicht, Videos auf unserer Website oder in unseren Kursen zu präsentieren und zu teilen. Vimeo bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und umfangreiche Funktionen zur Analyse und Verwaltung von Videos.
Veröffentlichung von Podcasts über Podigee
Für die Veröffentlichung von Podcasts empfehlen wir Podigee. Dieses Tool ermöglicht das Hosting deines Podcasts, d.h. die Veröffentlichung auf verschiedenen Plattformen wie der eigenen Website, Spotify, Apple Podcasts und anderen. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen, und du kannst detaillierte Analysen darüber erhalten, welche Folgen von wem in welchem Zeitraum gehört werden.
Produktlaunch
Elopage für die Bereitstellung von Onlinekursen
Wenn wir einen Onlinekurs verkaufen wollen, wie zum Beispiel unser Online-Gruppenprogramm “Rising Star- Authentisch vor der Kamera”, nutzen wir Elopage. Das Tool bietet eine Plattform, über die du deine Onlinekurse layouten, hosten und verkaufen kannst. Ob du deine Kurse selbst verwalten oder Elopage als Reseller nutzen möchtest, bleibt dir überlassen.
Deadline Funnel für zeitlich begrenzte Angebote
Für zeitlich begrenzte Angebote empfehle ich dir außerdem Deadline Funnel. Das ist ein Tool, das dir dabei hilft, zeitlich begrenzte Angebote zu erstellen und zu verwalten. Durch die Integration eines Countdowns auf deine Website oder Landingpage können potenzielle Kunden dazu angeregt werden, schneller eine Kaufentscheidung zu treffen – es lohnt sich besonders für spezielle Verkaufsphasen.
Ontraport für effektives E-Mail-Marketing
Unser E-Mail-Marketing-Tool ist Ontraport. Über das Tool versenden wir unseren E-Mail Newsletter, designen wir unsere Landingpages und verknüpfen wir unsere Onlinekurs-Verkäufe für ein effizientes Kundenmanagement. Uns gefällt die Kombination aus den genannten Punkten, da es uns Arbeitsabläufe erleichtert.
Fomo für den “Fear of Missing Out”-Effekt in einer Verkaufsphase
Fomo ist ein Tool, das den “Fear of Missing Out”-Effekt verstärkt, indem es Live-Benachrichtigungen über kürzlich getätigte Käufe anzeigt. Diese Benachrichtigungen können potenzielle Kunden dazu ermutigen, schneller eine Kaufentscheidung zu treffen. Gerade in Verkaufsphasen ist es wichtig, Vertrauen bei potenziellen Kunden aufzubauen. Wir nutzen es daher lediglich bei unseren Launches.
Proven Expert für Kundenbewertungen und Feedback
Proven Expert ist ein Tool, mit dem du Kundenbewertungen sammeln und auf deiner Website anzeigen lassen kannst. Potentielle Neukunden können diese Bewertungen dann auf deiner Website lesen und du schaffst damit eine Art Vertrauensvorschuss. Es ermöglicht dir außerdem, in gezielten Umfragen Feedback von Kunden und Teammitgliedern zu sammeln und zu verwalten.
Webinar Jam für die Durchführung von Webinaren
Webinar Jam ist ein Tool, das sich für die Durchführung von Live-Webinaren eignet. Es ermöglicht dir nicht nur die Veranstaltung von live gehosteten Webinaren, sondern es gibt dir auch informativen Einblick durch das Tracking von Teilnehmenden und ihrer Aktivitäten. So kannst du beispielsweise nach deinem Webinar gezielte Emails an diejenigen Teilnehmenden versenden, die das Webinar bis zu einem bestimmten Zeitpunkt gesehen haben.
Mit diesen Tools bist du nun bestens gerüstet, mit deinem Team und deinen Kunden erfolgreich digital zusammenzuarbeiten und deine Online-Produkte zu vermarkten und zu verkaufen. Ich hoffe, dass dir dieser Artikel dabei geholfen hat, die richtigen Tools für dein digitales Business zu finden. Wenn du Fragen zu den Tools hast oder dich mit anderen Unternehmerinnen austauschen möchtest, wie diese ihren virtuellen Arbeitsalltag strukturieren, freue ich mich, wenn du Teil des BeeSelf Academy Clubs wirst. Bis dahin wünsche ich dir viel Erfolg für dein Business und viel Spaß beim Testen der Tools!
